Online účtovníctvo: Prečo sa na ňu oplatí prejsť a ako na to

Kolektív KLM Solutions s.r.o.

Radi by sme vás pozvali na príjemnú „exkurziu“ do sveta online účtovníctva. Spoločne sa pozrieme na to, prečo je online účtovníctvo stále viac populárne, aké legislatívne pravidlá treba dodržať, aké výhody prináša vám aj vášmu účtovníkovi (alebo kolegom v účtovníckom tíme) a napokon aj na to, ako sa do digitálneho sveta pustiť bez zbytočného stresu. Poďme teda na to!

(Pre viac informácií o našich účtovníckych službách a cenových balíčkoch navštívtewww.klmsolutions.sk/cennik. Ak chcete vedieť, kto stojí za KLM Solutions, odporúčame sekciu O nás, alebo si pozrite náš blogplný zaujímavých článkov o účtovníctve a podnikaní.)

Prečo je online účtovníctvo tak populárne

Online účtovníctvo má už niekoľko rokov legislatívnu oporu na Slovensku a čoraz viac podnikateľov – či už živnostníkov, malých firiem alebo väčších spoločností – postupne prechádza z papierových šanónov do elektronických „zásuviek“. V účtovníctve môžeme vďaka tomu získať rýchlejší a pohodlnejší prehľad, eliminovať chyby a v neposlednom rade ušetriť vzácny čas i peniaze.

Niekedy sa môže zdať, že papierová agenda je istejšia či prehľadnejšia, no verte nám, že moderné nástroje a jasné zákonné pravidlá dokážu zabezpečiť rovnako (ak nie viac) dôveryhodný, priehľadný a praktický systém, než poskytuje tradičné papierové účtovníctvo. Dokonca ho v mnohom prekonajú – stačí si len raz vyskúšať, aké je praktické vyhľadávanie dokladov v digitálnom archíve či ich následné automatizované zaúčtovanie.

Prijatie online účtovníctva v praxi

Už od roku 2022 je v platnosti novela zákona č. 431/2002 Z. z. o účtovníctve, ktorá dáva zelenú elektronickým účtovným dokladom. Vďaka nej je jednoznačne stanovené, ako je možné s elektronickými dokladmi pracovať a aké pravidlá musia firmy či samostatne zárobkovo činné osoby (SZČO) dodržiavať. Zákon vychádza v ústrety čoraz väčšiemu počtu podnikateľov, ktorí sa rozhodli viesť si online účtovníctvo, a to buď vo vlastnej réžii, alebo v spolupráci s účtovníkom, prípadne v rámci účtovnej firmy.

Dobrovoľnosť a kombinovaný prístup

Chceme zdôrazniť, že online účtovníctvo je možnosť, nie povinnosť. Ak vám papierová forma vyhovuje, nik vás nemôže nútiť prejsť na elektronickú. Môžete dokonca využívať obe formy paralelne, napríklad vystavovať elektronické faktúry, ale mzdovú evidenciu si ponechať v listinnej podobe. Každý účtovník však z praxe potvrdí, že z hľadiska prehľadnosti je oveľa jednoduchšie a praktickejšie postupne prejsť kompletne na online účtovníctvo.

Legislatíva a bezpečnosť dát

Zákon o účtovníctve nie je jediný predpis, na ktorý sa musíme pozerať. Okrem neho je dôležité, aby sme spĺňali požiadavky podľa zákona č. 18/2018 Z. z. o ochrane osobných údajov, zákona o DPH, zákona o e-Governmente a zákona o archívoch a registratúrach. Pre mnohých podnikateľov to môže znieť zložito, no s týmto vám vie pomôcť profesionálny účtovník alebo účtovná firma. Správne nastavenie elektronických procesov sa vám neskôr bohato vráti v podobe hladkej prevádzky a menšieho množstva administratívnych starostí.

Kľúčové legislatívne zmeny pre online účtovníctvo

Ako sme spomínali, významným krokom bola novela zákona o účtovníctve, ktorá nadobudla účinnosť 1. januára 2022. Táto úprava zjednodušila a sprehľadnila pravidlá najmä pre firmy a živnostníkov, ktorí chceli prejsť na online účtovníctvo.

Podpisové záznamy a preukázateľnosť

Jedným z hlavných prínosov novely je možnosť využívať akúkoľvek formu elektronického podpisu, ktorou dokážeme identifikovať osobu zodpovednú za vyhotovenie účtovného záznamu. Už to nemusí byť iba kvalifikovaný elektronický podpis (tzv. zaručený podpis); stačí akákoľvek metóda umožňujúca jednoznačne preukázať, kto dokument podpísal (napríklad unikátny kód, PIN, šifra a pod.).

Dôležité je, aby bol podľa zákona zabezpečený:

Vierohodný pôvod – dokážeme jasne určiť, kto je vyhotoviteľ.
Neporušenosť obsahu – nesmie dôjsť k nezaznamenanej zmene dát.
Čitateľnosť – dokument musí byť čitateľný ľudským okom počas celej doby archivácie.

Transformácia dokladov a zaručená konverzia

Keď k vám prídu doklady v papierovej forme, môžete ich zoskenovať a ďalej s nimi pracovať iba v elektronickej podobe. Legislatíva tento postup povoľuje, no musíte zaručiť, že pri skenovaní alebo inej „transformácii“ (napr. z PDF do iného formátu) zostanú zachované všetky údaje, neporušenosť obsahu a čitateľnosť. Vďaka tomu už nie je nevyhnutné archivovať fyzické papiere – ušetríme náklady na skladovanie, zmenšíme riziko poškodenia dokumentov a zefektívnime vyhľadávanie.

Ak však chcete, aby bol elektronický dokument akceptovaný aj v komunikácii s úradmi (napr. pri súdnych sporoch), v niektorých prípadoch sa vyžaduje tzv. zaručená konverzia, ktorá prebieha na vybraných pracoviskách Slovenskej pošty, u notárov alebo na iných autorizovaných miestach.

Uchovávanie elektronických záznamov

Kto už v účtovníctve „pláva“ nejaký čas, vie, že povinná archivačná doba trvá spravidla 10 rokov (v niektorých prípadoch aj dlhšie, napríklad pri projektoch financovaných z eurofondov). Pri elektronickom účtovníctve musíme firma či účtovník zabezpečiť, aby sa archivované dáta dali kedykoľvek prečítať ľudským okom. Je na vás, či ich uložíte do zabezpečeného cloudu, na externé disky alebo priamo do archívu v rámci účtovného softvéru. Dôležité je zvoliť spoľahlivé riešenie a nezabúdať na pravidelné zálohy.

Praktické požiadavky a tipy pre digitálne účtovníctvo

Poďme sa pozrieť na to, aké praktické kroky treba podniknúť, keď sa rozhodneme využívať online účtovníctvo na maximum. Je to síce proces, ale postupným zavádzaním nových postupov a softvérových riešení dokážeme získať skutočne moderný a efektívny systém vedenia účtovných dokladov.

Digitálna archivácia a prehľadnosť dát

Jedným z veľkých plusov pri elektronickom účtovníctve je jednoduchšie vyhľadávanie a archivovanie dokumentov. Namiesto prehŕňania sa v šanónoch stačí otvoriť príslušný softvér alebo priečinok v počítači a doklad pohodlne dohľadáte podľa názvu, dátumu, sumy alebo iného parametra. Odporúčame vytvoriť zrozumiteľnú vnútornú smernicu, ktorá popíše, v akom formáte sa doklady ukladajú, ako sa označujú súbory (napr. „Faktúra_2024_č.XX.pdf“) a kto má k nim prístup.

(Viac o tom, ako zaviesť vnútorné smernice a procesy, sa dočítate na našom blogu KLM Solutions.)

Automatizácia účtovníctva – od načítania faktúr po QR kódy

V posledných rokoch sa do popredia dostáva tzv. vyťažovanie dokladov (tzv. OCR – Optical Character Recognition) a tzv. RPA (Robotic Process Automation). Softvér na vyťažovanie si poradí s elektronickými faktúrami či skenmi papierových faktúr: sám dokáže rozpoznať kľúčové údaje (sumu, dátum, IČO, číslo faktúry) a preniesť ich do účtovného programu. Následne je už iba na účtovníkovi, aby doklad skontroloval a zaúčtoval.

A čo pokladničné bločky? Tie od eKasy už obsahujú QR kód, z ktorého viete načítať všetky dôležité údaje priamo do účtovného softvéru. Tým pádom odpadá ručné prepisovanie a vyhnete sa aj riziku preklepov.

Príprava tímu a zabezpečenie dát

Pri digitalizácii účtovníctva je veľmi dôležité, aby boli zamestnanci (alebo kolegovia) oboznámení s novými pracovnými postupmi a chápali, prečo a ako sa určité veci menia. Preto odporúčame interné školenia a jasne napísanú smernicu. IT bezpečnosť by mala byť prvoradá – pri manipulácii so zmluvami, faktúrami a mzdovými dokladmi pracujeme s citlivými údajmi a osobnými dátami. Dbajme preto na šifrované pripojenia, bezpečné heslá, pravidelné aktualizácie a spoľahlivé zálohovanie.

Čo prináša digitalizované účtovníctvo podnikateľom a účtovníkom

Možno si kladiete otázku, prečo by ste sa do toho celého mali púšťať. Odpoveď je jednoduchá: pretože online účtovníctvo prináša veľa výhod, a tie sa týkajú tak účtovníkov, ako aj samotných majiteľov firiem.

Úspora času, peňazí a nervov

Elektronické účtovníctvo znamená menej manuálnej práce, rýchlejšie získavanie údajov, okamžitú dostupnosť dokladov a menšiu potrebu opakovaného kontrolovania či prepisovania faktúr. Šetriť môžeme aj na poštovnom, cestovných nákladoch (keďže doklady nemusíme voziť účtovníkovi osobne) či na priestore, ktorý by inak zaberali „nabaľujúce sa“ šanóny.

Zároveň máme k dispozícii elektronický archív, v ktorom vyhľadávame bleskovo. Nestane sa, že by ste stratili faktúru zapadnutú medzi stohy papiera alebo odložili dokument do nesprávnej zložky.

Flexibilita a spolupráca na diaľku

Či už ako účtovník, alebo podnikateľ, v digitálnom účtovníctve pracujeme s dokladmi bez toho, aby sme museli byť fyzicky na rovnakom mieste. Vďaka cloudu je možné zdielať a spracovávať dokumenty v reálnom čase. Ak sa napríklad rozhodnete spolupracovať s účtovnou firmou KLM Solutions, stačí naskenovať (alebo odfotiť) faktúru, bloček a nahrať ho do dohodnutého úložiska. My sa o účtovníctvo postaráme bez zbytočných zdržaní a vy máte okamžitý prehľad o stave spracovania.

Nižšia chybovosť a transparentnosť

Väčší priestor pre elektronické procesy znamená menej rutinných úkonov pre účtovníka, v dôsledku čoho sa môže viac venovať odbornej kontrole, poradenstvu a skutočnej optimalizácii. Vyťažovanie dokladov a automatické zaúčtovanie znižuje počet preklepov a iných ľudských omylov. Vďaka tomu je účtovníctvo spoľahlivejšie a transparentnejšie, čo oceníte vy, váš účtovník aj prípadná daňová kontrola.

Ako sa pustiť do digitalizácie účtovníctva (a nezblázniť sa)

V tejto záverečnej časti zhrnieme, ako postupovať, ak ste sa rozhodli (alebo ešte len zvažujete) prejsť na online účtovníctvo. Pamätajte, že online účtovníctvo nie je o jednorazovom kroku, ale o postupnej transformácii, ktorá sa odzrkadlí na celom fungovaní firmy.

Stanovte si stratégiu a priority

V prvom rade si urobte prehľad, čo všetko chcete digitalizovať. Začať môžete napríklad vystavovaním elektronických faktúr, zavedením internet bankingu a následným automatickým párovaním úhrad. Postupne prejdete na automatizované spracovanie príjmových a výdavkových dokladov či miezd. Je dobré pripraviť si jednoduchý plán alebo zoznam priorít: čo je potrebné zaviesť hneď a čo môže počkať.

(Ak si nie ste istí, ktoré kroky sú pre vás najdôležitejšie, radi vám poradíme. Stačí nás kontaktovať cez www.klmsolutions.sk a my sa s vami spojíme.)

Vyberte správny účtovný softvér (alebo účtovného partnera)

Kľúčom k dobre fungujúcemu digitálnemu účtovníctvu je výber vhodného softvéru, ktorý umožní rýchle zavedenie elektronických procesov. Dnes nájdete na trhu viacero robustných i jednoduchších riešení, no nie každý systém bude pre vás ideálny. Zvážte:

Funkcionalitu (vyťažovanie dokladov, čítanie QR kódov, automatické párovanie platieb, prepojenie s bankou).
Bezpečnosť (kvalitné šifrovanie, pravidelné aktualizácie, dostatočné zálohovanie).
Užívateľskú prívetivosť (prehľadné ovládanie, dostupná podpora v slovenčine, možnosť cloudového prístupu).

Ak neplánujete viesť účtovníctvo sami, ale radšej chcete využiť služby účtovníka či účtovnej firmy, overte si, aký software využívajú, ako majú zabezpečené pripojenie a prenosy dát a či vám ponúknu presne tie služby, ktoré potrebujete. U nás v KLM Solutions napríklad dokážeme pokryť nielen komplexné vedenie účtovníctva, ale aj mzdovú agendu, poradenstvo pri optimalizácii daní či rôzne ďalšie administratívne služby.

Nezabudnite na interné smernice a školenia

Aby v novom systéme všetko fungovalo hladko, je dôležité upraviť interné smernice firmy tak, aby zohľadňovali elektronický režim. Napríklad zadefinovať, kto má aké prístupové práva k elektronickým dokladom, aké typy podpisov akceptujete, prípadne ako budete postupovať, ak vám zákazník pošle papierovú faktúru (kedy a ako ju zdigitalizujete). Nevyhnutnou súčasťou sú pravidelné školenia, aby všetci zamestnanci vedeli, aké novinky sa zavádzajú a prečo sú dôležité.

Záverečné slovo: Online účtovníctvo je skvelou investíciou do budúcnosti

Ak sa pýtate, či prejsť z papierových šanónov na online účtovníctvo, naša odpoveď je jednoznačná: áno. Nenechajte sa odradiť prípadnými počiatočnými starosťami a učením sa nových postupov. V dlhodobom horizonte ide o jasné víťazstvo – nielen vďaka úspore peňazí, priestoru či nervov, ale aj vďaka lepšiemu prehľadu, rýchlejšiemu spracovaniu dokladov a schopnosti reagovať pružnejšie na požiadavky trhu či zákona.

My v KLM Solutions máme s digitalizáciou účtovníctva rozsiahle skúsenosti a radi vám pomôžeme navrhnúť riešenie presne na mieru vášmu podnikaniu. Neponúkame žiadny softvér, ale komplexnú službu a podporu – od konzultácií, cez samotné vedenie účtovníctva, až po kontinuálnu optimalizáciu a dohľad nad všetkými legislatívnymi zmenami.
Ak chcete vedieť viac o tom, ako vám vieme pomôcť, pokojne si dohodnite úvodnú konzultáciu. Nájdete nás na www.klmsolutions.sk , prípadne nám môžete napísať e-mail alebo zavolať. Radi sa s vami porozprávame o všetkých možnostiach, ako efektívne a bez stresu digitalizovať vaše účtovníctvo.

(Poznámka: Článok odráža stav platnej legislatívy podľa zákona o účtovníctve, zákona o DPH, zákona o e-Governmente a ďalších súvisiacich právnych noriem k dátumu jeho publikovania. Údaje sme overili z verejne dostupných zdrojov a platných znení zákonov za uplynulé tri mesiace. Odporúčame však vždy sledovať prípadné legislatívne zmeny.)